Por meio de uma portaria editada no início de fevereiro, o prefeito Rômulo Rippa constituiu a Comissão de Desburocratização, no âmbito da Prefeitura de Porto Ferreira. O grupo terá a missão de propor ações e soluções com o objetivo de desburocratizar os processos da Administração Municipal tanto para o público interno como o externo.
A primeira reunião da comissão aconteceu na manhã de segunda-feira (08/03), no Paço Municipal. Fazem parte do grupo dois servidores de cada Secretaria e também do PortoPrev (Fundo de Previdência dos Servidores).
O coordenador dos trabalhos é o secretário de Fazenda e Planejamento, professor José Carlos Ruiz. Ele explica que a atuação dos membros da comissão se dará sobre três pilares principais: público externo, redução de papéis e simplificação de processos.
Para o público externo, ou seja, cidadãos e iniciativa privada, o objetivo dos trabalhos será facilitar acesso e simplificar processos diversos, como a abertura de empresas, a aprovação de projetos imobiliários, a emissão de certidões negativas por via eletrônica, matrículas de alunos nas unidades escolares, agendamento de consultas na Saúde, solicitação de obras e serviços etc.
A redução de papéis surge da necessidade de dar celeridade aos processos e reduzir custos. Por exemplo, eliminar a emissão de certidões negativas nas compras, cópias de correspondências, requisições de materiais. “A ideia é deixar de imprimir o que pode ser visto na tela do computador, a não ser que seja absolutamente necessário ou obrigatório”, explica Ruiz.
Já o terceiro e último pilar, sobre a simplificação dos processos, significa reduzir trabalhos desnecessários ou repetitivos, agilizar tomadas de decisões, utilizar os meios eletrônicos, como e-mails, reduzir processos físicos, entre outros. Para isso irá contribuir também a adoção do chamado processo eletrônico, que a Prefeitura deve implantar em breve.
“Por exemplo, num processo de obra, o engenheiro vem aqui na Prefeitura e dá entrada da papelada no protocolo. Isso vira um processo físico que vai para o setor competente e a cada etapa vão sendo juntados novos papéis. Depois, o engenheiro retorna no protocolo para ver se foi liberado seu processo ou não. Se tiver problema, ele protocola um novo documento, faz todo o processo novamente e assim por diante. Com o processo eletrônico, o engenheiro não precisará mais vir à Prefeitura. Tudo será feito pelo computador e o cliente do engenheiro também poderá acompanhar o processo, dando mais transparência ao trabalho”, disse o secretário.
Uma nova reunião da comissão foi marcada para daqui duas semanas. Neste novo encontro os membros trarão os pontos chaves de suas Secretarias que atravancam serviços e procedimentos. A partir daí as reuniões serão setorizadas e divididas por temas, em que participarão apenas a coordenação e os membros diretamente interessados.
Segundo Ruiz, não será necessário aguardar todas as propostas em todos as Secretarias para começar a implantar as soluções. “A cada etapa pronta com determinado setor a gente já vai colocar em prática. Algumas coisas creio que já vamos implantar dentro de um mês”, finalizou.
Por Assessoria de Comunicação, Cerimonial e Eventos da Prefeitura de Porto Ferreira
